AI-medewerker

De drie standen

Uit: hij doet niets en je inbox werkt zoals altijd. Voorstellen: bij elk nieuw bericht staat een concept klaar in het gesprek, en jij of een collega beslist of het weggaat. Zelf antwoorden: hij stuurt zijn antwoord zelf, ook buiten kantoortijd.

Een nieuw account begint op Voorstellen. Verstuurt je team de concepten bijna altijd ongewijzigd, dan laat Tobachat dat weten en kun je hem zelf laten antwoorden. Je zet de stand op elk moment terug.

Opzetten uit je WhatsApp-geschiedenis

Op het tabblad Status staat een opzet in vijf stappen: Leren, Controleren, Toon, Testen en Aanzetten. Eerst leest hij hoe jij en je team klanten antwoordden, en maakt daar vragen met jullie antwoord van. Koppelde je je nummer vanuit de WhatsApp Business-app, dan horen je chats van de afgelopen zes maanden daar ook bij.

Daarna loop je die vragen na. Haal weg wat niet meer klopt, zoals een oude prijs, en keur de rest in één keer goed. Elke stap kun je overslaan. Er gaat niets naar je klanten tot je hem aanzet, en dan begint hij op Voorstellen.

Waar zijn antwoorden vandaan komen

Hij leest het hele gesprek, met eerdere gesprekken van dezelfde klant als achtergrond. Feiten haalt hij alleen uit wat jouw bedrijf weet: wat je bij Kennis invult, je goedgekeurde geleerde antwoorden, je openingstijden en je snelle antwoorden.

Staat iets niet in die kennis, dan vult hij het niet zelf in. Hij belooft ook geen terugbetaling, afspraak, korting of levertijd die daar niet staat. Hij antwoordt in de taal waarin je klant schrijft.

Leren van gesprekken

Hij kijkt hoe jullie klanten zelf hebben geholpen en zet vaak gestelde vragen met jullie antwoord klaar als voorstel. Bij elk voorstel kies je Overnemen, Aanpassen of Weglaten. Pas na jouw akkoord gebruikt hij het.

Een voorstel met een telefoonnummer, e-mailadres, IBAN of ordernummer erin laat hij weg. Hij leert alleen van de gesprekken van je eigen bedrijf.

Ook daarna blijft hij leren. Gaf hij een vraag door omdat hij het antwoord niet wist, dan staat het antwoord van je collega kort daarna als voorstel klaar.

Toon

Op het tabblad Toon kies je hoe hij klinkt: Vriendelijk, Professioneel, Kort en zakelijk, Informeel of Zoals ik zelf schrijf. Die laatste haalt hij uit je eigen berichten aan klanten. Je kunt eigen aanwijzingen toevoegen, zoals geen uitroeptekens, en een paar antwoorden plakken die je zelf schreef.

Je ziet meteen hoe hij echte vragen van je klanten zou beantwoorden, naast jouw antwoord van toen. Wil je iets anders, kies dan Aanscherpen en zeg wat er beter moet, of chat met hem in die toon. Een eerdere versie zet je zo terug. De toon verandert alleen hoe hij iets zegt: de feiten komen altijd uit je kennis.

Wanneer hij doorgeeft

Hij geeft het gesprek aan je team als de klant om een mens vraagt, als het antwoord niet in je kennis staat en bij gevoelige onderwerpen: klachten, geld terug, juridische of medische vragen en boze klanten. Welke onderwerpen altijd naar je team gaan, stel je in onder Geavanceerd.

Je klant krijgt een kort bericht dat een collega het oppakt. Die zin kun je zelf schrijven. In de inbox staat een notitie met de reden, en je team krijgt een melding.

Om een collega vragen kan altijd

Vraagt je klant in gewone woorden om een mens, of stuurt hij alleen MENS of MEDEWERKER, dan geeft hij het gesprek meteen aan je team, zonder eerst zelf te antwoorden. Die losse woorden pas je aan onder Geavanceerd.

Overnemen en teruggeven

Met Neem over beantwoord jij het gesprek. Na een overdracht of een overname blijft hij stil tot het gesprek is afgerond of iemand op Geef terug aan AI tikt. Antwoordt een collega gewoon in het gesprek, dan wacht hij ook, standaard een dag.

Wat je klant ziet

In zijn eerste antwoord in een gesprek stelt hij zich eerst voor als de AI-assistent van je bedrijf, en zegt hij dat je klant ook een collega kan krijgen. Die zin kun je aanpassen, niet uitzetten. Concepten die je team zelf verstuurt, krijgen hem niet.

Spraakberichten en foto's

Een spraakbericht schrijft hij eerst uit. In de inbox staat die tekst bij het bericht. Bij een foto leest hij een korte beschrijving mee.

Testen en resultaten

Bij Testen stel je hem vragen zoals een klant dat zou doen. Er gaat niets naar buiten.

In de opzet test je hem ook op je echte gesprekken. Hij beantwoordt dan je laatste klantvragen opnieuw, zonder iets te versturen. Je ziet hoeveel hij er zelf zou beantwoorden en hoeveel hij zou doorgeven, en een paar antwoorden naast wat jij toen stuurde.

Bij Resultaten zie je over de laatste 30 dagen wat hij beantwoordde, wat hij doorgaf en met welke reden, en welke vragen hij niet kon beantwoorden.

Buiten het venster van 24 uur

WhatsApp staat een vrij bericht alleen toe binnen 24 uur na het laatste bericht van je klant. Daarbuiten stuurt hij niets, maar laat hij een notitie achter voor je team.